从利用工作谈文书材料的分类与组卷

闵涛


　　分类是文书材料立卷的核心，立卷质量的高低很大程度上取决于分类方法是否科学、合理。在近几年对机关文书材料立卷的检查、指导工作中，笔者发现，这始终是机关文书部门或档案部门无法逾越的鸿沟。因此，笔者想就这一问题浅谈个人之见解，以求与同行共同探讨。?
　　
一、分类和组卷的基本含义
　　
　　分类是人们认识思维的结果，是对客观事物认识的一种基本方法。客观事物有从少到多、从简单到复杂的不断变化发展的过程。当事物发展得越来越多、越来越复杂时，为了能更准确地认识和掌握事物的本质，人们便按一种标准或一个角度来对事物进行划分。划分出的每一类都从属于这一事物，都是从不同的侧面反映了事物的属性，种类之和正好等于这一事物。例如，从性别分，人可分为男人和女人，从所有制形式分，企业可分为国有企业、集体企业、私营企业、股份制企业、三资企业等。根据分类逻辑性规则，按同一标准所划分出来的类，类与类之间必须互相排斥、不能交叉、重复或包含，下位类之和等于上位类，并且同一次分类只能采用一种标准。
　　
　　在档案工作中，有许多分类概念，如信息分类、概念(种类)分类、实体分类、全宗分类、年度分类、组织机构分类和问题分类等等。这里，笔者所着重谈的是在档案实体分类中，经过了全宗和年度分类后的组织机构和问题分类是以一个单位一年的文件为整体，根据文件内容特点，把文件划分成若干类别和层次的过程。组卷是指在分类的基础上把具有共同特点或密切联系的文件组合成案卷的过程。这就是文件分类和组卷的一般含义。
　　
二、分类与组卷的关系
　　
　　在文书立卷理论中，分类与组卷的方法、原则各自不同，不难区分。但在立卷实践工作中，常出现对文件分类与组卷方法中采取的分级别、作者、文种、保管期限等分类在概念上模糊不清，运用起来前后冲突，使案卷质量大打折扣。因此，正确理解文件分类与组卷的关系对立卷工作是至关重要的。?
　　
　　1、分类是组卷的前提
　　
　　首先，分类是档案管理的基础。在档案管理工作中除了进行全宗区分、档案门类区分、年度区分外，还必须对档案划分“类别”，因为文件在经过全宗、门类、年度分类后、文件依然是一堆杂乱无章的材料，此时组卷，结果必然造成案卷内容混杂，也使日后案卷的排架、编目等许多工作难以进行，这对规范管理极为不利。其次，分类的类目是档案馆(室)检索文件的第一要素。一般情况，利用者查询档案，提供线索往往是一份文件的具体作者或内容或时间或文种等特征，而案卷很少能直接反映某份文件的具体特征，因为案卷是一组文件的集合，案卷反映的只能是一组文件的共同特征而非一份文件的具体特征。因此，档案馆(室)检索文件的第一步只能从这份文件所从属的类的一至几个案卷中去查找，也就是说第一步工作是先判定文件从属的类，然后，在确定的类中再通过其他特征检索文件。因此，类目成为检索文件的第一关口，如果在文件集合前，没有明确的类目统帅，检索文件只能是大海捞针。?
　　
　　2、组卷是在分类的基础上文件的组合即再次分类?
　　
　　文件按一种标准分类后，在几个大类之间，应该是互相平行的关系，其内容互不交叉、重复或包含。在这个基础上，才能进入组合案卷的过程，组合案卷时一个类接一个类进行。在一个类内，可以按文件作者(级别)、问题、名称等特征组合(再分类)或几个特征联合运用。最后，根据保管期限和文件数量的多少，在一个类内组合成一卷或数卷。然后依次进行，直至完成每个类内文件的组合。?
　　
　　由此可见，分类与组卷实质是立卷工作中一前一后的两个步骤，是对文件进行分类和再次分类的过程。分类在前，是组卷的前提，组卷在后，是分类的延伸既再分类。分类重在区分，是通过演绎法把文件分割成个性互不相同的类，而组卷重在合并，是通过归纳法把共性文件组合在一起。?

铁道部


东风、东风2、东风3型内燃机车段修规程
铁道部

第一章 段修工作管理
统一领导，分级管理
第1条 内燃机车段修工作实行统一领导，分级管理的原则。
铁道部：对全路机车检修工作统一规划，综合平衡，调查研究，督促检查，总结和推广先进经验；组织制定和修改机车检修有关规章；审批机车大修计划和技术改造计划。


铁路局：对全局机车检修工作综合平衡，督促检查，总结和推广先进经验；贯彻执行铁道部有关规章、命令；组织制定和修改本局有关机车检修细则和办法、机车架修范围、探伤范围、验收范围、配件互换范围及定量、主要部件检修工艺；编制机车大修计划；审批机车架修计划。
铁路分局：贯彻执行部、局有关规章、命令；督促检查本分局管内各机务段的机车检修工作，坚持按计划修车。
机务段：贯彻执行部、局、分局有关的规章、命令；编制机车定修范围、检修工艺；制定机车和主要部件检修的技术作业过程表和有关制度；编制机车检修计划，全面完成段修任务。
检修车间
第2条 机务段检修车间要做好下列工作：
一、贯彻执行有关规章、制度、命令；按照全面质量管理的原则，抓好机车检修质量、检修时间、劳动生产率、配件材料及能源消耗等主要技术经济指标。
二、贯彻执行按固定机车的综合性包修负责制或按机车主要部分的专业性包修负责制，并根据检修任务的需要设立相应的班组，加强对生产班组的管理。
三、在段修过程中，严格执行“四按”、“三化”、记名检修，不断提高机车检修工作的程序化、文明化、机械化程度，建立健全各种修程的检修台帐和记录，把记名检修落实到班组管理和岗位责任制中去。
四、建立健全会议制度，及时指挥生产。检修主任（或副主任）要按时主持召开各种检修会议，传达上级命令，确定超修范围，检查生产进度，协调各有关方面的工作，并按照机车检修评定标准，对每台机车的检修工作进行总结和评定。
五、切实抓好机车检修、配件修复、段制品生产等项调度工作，保证机车架、定修和大型互换配件检修按作业过程表进行，实现均衡生产。
六、根据段定的职工培训计划，按生产班组的不同专业，有计划地组织检修人员学习技术、业务，不断提高其技术和管理水平。
七、加强安全生产的思想教育，坚持安全生产制度，及时总结和推广安全生产的经验，确保人身和设备的安全。
八、对参加机车检修工作的乘务员进行考勤，布置并指导工作。
修程和周期
第3条 内燃机车应根据其构造特点、运用条件、实际技术状态和一定时期的生产技术水平来确定其检修修程和周期，以保证机车安全可靠地运用。
一、修程：
分为大修、架修、定修三级，其中架修和定修为段修修程。
二、周期（公里或期限）：
各级修程的周期，应按非经该修程不足以恢复其基本技术状态的机车零部件在两次修程间保证安全运用的最短期限确定。根据当前机车技术状态及生产技术水平，检修周期规定如下：
客、货运机车：
大修 45～54万公里
架修 两架一大不少于17万公里
定修 不少于1．7万公里
调车机车：
大修 4．5～6年
架修 两架一大不少于1年8个月
定修 不少于2个月



架修周期包括新造或大修至架修、架修至架修和架修至大修间的公里或期限。
由于机车担当客、货运输任务不同，各地运用条件差异也较大，各铁路局应根据本规程的要求，结合具体情况，制定本局内燃机车各级修程的周期，并报铁道部核备。检修周期确定后，在日常掌握中，定修公里或期限允许伸缩10％（但不得少于1．7万公里）；架修公里或期限需要
延长或缩短时由机务段鉴定，报铁路局审批；大修公里或期限需要延长或缩短时，经机务段鉴定，由铁路局审查，报铁道部（机务局）批准。
检修计划
第4条 内燃机车检修应按计划均衡地进行。检修计划由机务段技术室负责会同检修、运用车间，根据机车的实际技术状态、走行公里或期限，以及检修、运用车间的生产安排进行编制。机务段长应定期检查检修计划的执行情况。
一、定修计划：
机车定修月度或旬（周）计划应在月或旬（周）开始前3～5天提出，经机务段长批准，报铁路分局后执行。运用车间要于机车定修开工48小时前填好“机统一28”，并于24小时前交检修车间。
二、架修计划：
机务段在每年度开始前85天编制出分季的年度架修计划报铁路局，铁路局平衡汇总后报铁道部备案。每季度开始前45天编制出分月的季度架修计划报铁路局，铁路局审查、平衡批准后，于季度开始前30天下达到承修段，并通知到委修段。委修段于月度开始前25天将架修机车不
良状态书寄给承修段。承修段于每月开始前10天编制出架修施工月计划报铁路局并通知委修段。
检修范围
第5条 机车各级修程必须有科学的检修范围，并认真贯彻执行。
定修范围由机务段编制，报铁路局备案；架修范围由铁路局编制，报铁道部备案。架、定修范围应由编制单位根据执行中发现的问题定期组织修订。
机车架、定修范围编制的依据：
一、架、定修周期；
二、各机组、部件的技术要求；
三、机车状态的变化规律。
检修范围应保证：
一、机车不发生因范围不恰当而造成机破、临修；
二、机车不发生因范围不恰当而造成超范围修。
检修工艺
第6条 为了提高机车检修质量和效率，必须有合理的、先进的检修工艺。
铁路局组织编制主要机组和部件的检修工艺，并报铁道部备案；机务段编制架、定修车上作业项目的检修工艺、小部件检修及其他作业的检修工艺或工艺卡片，并报铁路局备案。
第7条 编制、贯彻检修工艺的基本要求：
一、检修工艺应符合本规程的基本技术规定、限度以及国标、部标、图纸、技术条件等有关规定，力求简明实用，通俗易懂，操作简便、安全。检修工艺的内容一般应包括：质量标准，解体、检查、修理、组装、试验的基本方法，所用的专用工具、量具、设备和材料等。
二、检修人员必须熟知自己所从事作业的工艺，并严格按照工艺要求进行检修工作。工艺装备、工具和量具须定期校检、维修，经常保持良好状态。
三、要定期检查与分析工艺执行情况，注意总结推广先进经验，不断地在实践中发展和完善各项工艺，使之达到合理、科学、先进的要求。
配件互换，配件生产
第8条 配件互换是提高检修质量，缩短检修时间，组织均衡生产的有效措施。配件互换及配件生产的基本要求为：
一、机务段要执行铁路局下达或批准的配件定期互换和非定期互换范围。配件定期互换应纳入机车架、定修范围。
二、根据少占用国家资金的原则，机务段应按铁路局下达或批准的定量在检修车间配备定期互换和非定期互换配件，并建立互换配件的管理制度。良好互换配件保有量应符合规定要求。互换配件报废时，由机务段按照规定组织鉴定，并办理报废手续，经批准后要及时申请补充。
三、铁路局应根据部定配件生产供应范围积极组织配件生产，产品质量须符合国标、部标、图纸及有关技术条件要求，并逐步向专业化、集中生产的方向发展。铁路局机车车辆配件厂要不断增加配件生产品种，逐步把各段生产的技术要求较高、批量较大的配件纳入厂的生产范围，供应
机务段修车的需要。
四、机务段要根据互换配件修复周期、良好配件保有量、段制品生产范围，认真组织配件的修复和生产，并积极开展修旧利废，努力做到物尽其用。
技术管理
第9条 机务段必须贯彻以总工程师为首的技术负责制，在机车检修工作中要切实加强技术管理，执行有关技术规定，严肃技术纪律。
一、要贯彻落实各项技术规章；掌握机车及主要部件状态，编制检修计划；制定技术组织措施；搞好计量工作，对工、卡、量具及计量仪表加强管理，按期检验；开展技术革新和机车技术改造；推广全面质量管理；总结、交流、推广先进经验，不断提高机车质量和生产技术水平。
二、要按时做好机车履历簿和检修台帐的填写及其它技术资料的积累，并妥为保管。对有关数据要定期进行数理统计分析，为提高机车检修质量提供依据。
三、要建立健全机车检修工作分析制度。年、季、月度定期分析的主要内容应包括：检修任务和各项主要技术经济指标的完成情况、机车质量、技术安全以及有关技术组织措施的执行情况。专题分析的主要内容为：机破、临修、碎修、超范围修及重大返工修等。对机破、临修要明确发
生原因及责任者，并提出防止措施。
机务段应将上述各项分析情况每季汇总归纳，并经段长审查后于季度以后10日内报铁路局。铁路局每年进行综合分析后于一月末提出上年度的检修工作总结报铁道部。
四、在机车检修工作方面要发挥技术室的应有作用，做好检修计划、检修工艺、技术革新、综合分析、技术资料等以及机车各部（柴油机、电机、电器及电线路、蓄电池、辅助装置、制动、走行、轮对、仪表）的技术管理工作。
其它
第10条 跨局、段的架修机车必须严格按照合同（计划）规定的日期回送入段。回送的机车所有零、部件不得拆换。机车履历簿和补充技术资料等须在机车入段时一并交给承修段。
参加架修的机车乘务员要在开工前向驻段验收室报到，当好验收员的助手，并在架修工长领导下完成铁路局规定范围的作业。交车后，由承修段会同驻段验收室对机车保养状态和乘务员在架修期间的表现作出书面鉴定，连同考勤表一起寄送所属机务段。
架修机车自交车时起，应于48小时内离开承修段。承修段要将填写齐全的机车履历簿及验收记录交接车人员签收后带回。
第11条 机车经架修后，在正常运用和保养维修的情况下，承修段应按规定的范围保证规定的使用期限，其范围和保证期由各铁路局制定。规定范围以外的要保证一个定修期。
架修机车如因发生故障不能实现规定的保证期限时，由驻段验收室判明责任，如委修段能够修理时，要尽量修复，材料费用责任者负担，必要时也可返承修段修理。

第二章 基本技术规定